Par Gabriel MOLISO, Chef de Département de Recherche et Communication du PPSSP asbl
Dans la culture organisationnelle développée par le PPSSP, la signature du protocole d’accord désigné ici par l’approche contractuelle avec les zones de santé, constitue une sûreté réelle pour le bon partenariat et les résultats. Cette pratique est de mise par l’organisation depuis sa naissance en 2002. Elle constitue à ces jours une expérience vécue, de par les résultats enregistrés dans l’ensemble de zones de santé où intervient le PPSSP. Il est à noter que chaque société crée ses valeurs, le PPSSP aussi a créé sa valeur, sa stratégie celle de signer de protocole d’accord avec des clauses bien détaillées avec les zones de santé avant toute implémentation des projets. Dans cette approche contractuelle tout problème lié à la mise en œuvre y est abordé et les contributions de chaque partie y est totalement éclaircies en plus de garde-fous qui y sont détaillés. Cette approche contractuelle développée par le PPSSP plaide en suffisance sur ses bons partenariats et reste une garantie pour l’atteinte des résultats qu’il enregistre dans ses zones d’intervention à ces jours. C’est dans cette optique que le PPSSP a jugé bon de diffuser cette approche dans son support de communication qui est l’Echo du PPSSP, (Sauti ya PPSSP en Kiswahili).
Les avantages de l’approche contractuelle avec les zones de santé
En signant l’accord de partenariat avec les zones de santé, les parties tirent les avantages ci-après :
- Le consentement de toutes les parties aux obligations qui découlent du protocole d’accord ; encadrement des droits et des obligations des parties afin d’assurer la mise en place d’un partenariat efficace, fiable et surtout conforme aux dispositions réglementaires ;
- Le réseau de relations professionnelles, de partage d’information et d’évaluation de la mise en œuvre est créé et consolidé ; (l’accord officialise les relations entre les parties et les amènent à s’investir davantage) ;
- Les compétences complémentaires liées à la mise en œuvre du projet sont connues et orientées ; (l’accord délimite l’étendue du partenariat, clarifie les attentes de chacun, définit les modalités pour chacune des parties, évite les fausses attentes et les non-dits) ;
- L’implication de toutes les parties pour les résultats est suivie, évaluée et documentée ;
- Les évaluations de besoins ex-ante, à mi-parcours et ex-post définis dans l’accord sont réalisées conjointement avec toutes les parties ;
- Les partenariats hautement consolidés et les relations entre les parties sont sécurisés ; (le protocole d’accord mis en place par le PPSSP met à l’abri des mauvaises surprises limitant ainsi le risque d’apparition de litiges) ;
- L’accord de partenariat met en clair les contributions financières des parties et donne les détails de toutes les activités à réaliser, garantie de la transparence et de la redevabilité
- Les bénéfices des résultats sont partagés entre les parties ;
Démarche et archivage du protocole d’accord
Les protocoles conçus et émis par le PPSSP retracent des points saillants suivants : de l’identification du protocole, de préambule, de significations de termes clés en passant par les hypothèses et cibles à atteindre, puis s’en suivent les principes d’accord de partenariat, les termes du contrat, des engagements de deux parties avec des clauses détaillées, des modalités de paiement et utilisation de fonds (dans les cas où les fonds est remis), de la durée, des sanctions, de l’archivage de documents financiers, lutte contre le blanchiment d’argent et la corruption et probable remboursement, de ressources humaines impliquées dans la mise en œuvre de l’activité. A cela s’ajoute les limites, les taxes et droits et assurance, les responsabilités en cas de perte, vol ou dommage, la résiliation ou non renouvellement en passant par la gestion de litiges et les signatures de deux parties prenantes mettent fin au document.
En passant c’est depuis 2021, PPSSP a intégré dans tous les contrats signés avec les tiers, la clause en lien avec le respect des politiques de Prévention des Exploitation et Abus Sexuels, PEAS.
Étant un bon outil qui permet aux parties de sécuriser leur situation, le protocole d’accord est en adéquation avec les réalités de deux parties signataires. Le document est présenté aux autorités sanitaires (divisions provinciales de la santé, zones de santé et au besoin aux aires de santé) pour appréciation avant signature. De cet échange découlent des idées pour asseoir le document final, avec des points sur lesquels les parties se sont entendues lors de négociations ; ce protocole d’accord validé avec des clauses claires traduit la collaboration et la part de contributions de chaque partie. Les documents finaux seront présentés en retour aux responsables pour validation et signature et être remis au PPSSP pour signature définitive avant d’être classés à tous les niveaux (divisions provinciales de la santé, zones de santé et au besoin aux aires de santé).
Conclusion
L’approche contractuelle est un instrument essentiel pour le bon déroulement des actions du PPSSP et celles de ses partenaires dans les zones d’intervention. « Avant toute chose, le protocole d’abord. » dixit la Directrice Exécutive dans toutes les réunions avec les membres du comité exécutif. Cette approche contractuelle avec les zones de santé constitue à ces jours une marque déposée de l’organisation PPSSP car ses retombées en termes de consolidation de partenariat et d’atteinte de résultats sont plus bénéfiques pour la communauté.